A partire dal 2021, l’ambiente di lavoro è in rapida evoluzione, le abitudini degli Studi Professionali e delle aziende sono diversi per modalità di lavoro in seguito ai cambiamenti legislativi, dal lavoro remoto al 100% al distanziamento sociale negli uffici.

Dunque è impossibile prevedere come sarà il workspace del futuro e, anche se regolato da norme, ognuno adotterà un approccio leggermente diverso in base alle proprie specifiche esigenze. Oggi nel mondo professionale, è prassi comune mantenere una combinazione di processi digitali e cartacei: in questo ambiente ibrido, può essere difficile garantire che le informazioni fluiscano in modo efficace, senza incappare in colli di bottiglia e inefficienze. Queste sfide incontrano ora nuovi ostacoli: seguire le best practice in termini di sicurezza, collaborazione e produttività, con una forza lavoro sempre più decentralizzata.

Ora più che mai c’è bisogno di una tecnologia che permetta allo Studio di evolversi con fluidità accedendo facilmente alle informazioni e agevolando la produttività dei dipendenti. Tuttavia, la maggior parte degli Studi è alle prese con la sfida di bilanciare i processi tradizionali e quelli innovativi per la gestione di tali informazioni: è il caso, ad esempio, di strutture che hanno implementato tecnologie digitali per memorizzare i dati bancari dei dipendenti, ma le buste paga vengono condivise solo in copia cartacea.

La gestione di questi flussi di lavoro ibridi è, già nel migliore dei casi, impegnativa, ma può essere esacerbata dalle condizioni del lavoro a distanza. Non potendo interagire quotidianamente faccia a faccia, i dipendenti incontrano più difficoltà nello scambio di informazioni creando così maggiori ritardi nei flussi di lavoro amministrativi e non solo. I processi manuali per la gestione delle informazioni, come l’inserimento dei dati e l’elaborazione dei documenti, richiedono molto tempo ai dipendenti e rendono difficile lavorare in modo produttivo, in particolare quando il team è decentralizzato.

In questo momento è fondamentale che le organizzazioni trasformino la propria gestione delle informazioni, preparandola per lo spazio di lavoro del futuro, ossia concentrandosi sulla digitalizzazione e la centralizzazione dei documenti per evitare di aumentare i tempi e i costi di amministrazione.

Un modo con cui molti Studi stanno affrontando questa situazione di impossibilità di reperire documenti in forma cartacea dei propri clienti o degli enti, è attraverso l’utilizzo di determinati dispositivi periferici come scanner e stampanti, che agevolano la reperibilità delle pratiche. Una soluzione che può sembrare banale ma al contempo fondamentale per adempiere alle proprie responsabilità a distanza.

FONTE : Canon Etre